scenarioPlannen is ontzettend belangrijk in je leven als je succes wilt hebben. Door een doel te hebben weet je vaak al welke stappen je moet zetten om in de richting van het doel te komen. Zoals gezegd is het bereiken van een doel vaak niet iets dat in een rechte lijn gaat, je zult te maken krijgen met tegenslagen en juist voor die momenten is het belangrijk om een scenario te hebben.

Scenario betekenis

Een scenario hebben betekent eigenlijk dat jij je kunt voorstellen hoe iets zal gaan. Je kunt visualiseren hoe je presentatie goed kan gaan en wat er fout kan gaan. Je bereid voor welke vragen je kunt krijgen van het publiek en welke antwoorden je kunt geven en vooral, welk antwoord je geeft als je het antwoord eigenlijk even niet weet.

Een scenario is dus als een soort script dat je schrijft voor een bepaalde situatie. Als A gebeurt, dan doe ik B. Als C gebeurt dan doe ik D. Het enige dat je dan nog hoeft te doen is je eraan houden.

Scenario planning

Vooral tijdens het uitvoeren van grote en langdurige projecten is het belangrijk om bepaalde scenario’s op papier te zetten. Maar het kan ook zeker bij dagelijkse werkzaamheden. De zogenoemde scenario planning zorgt er dan voor dat je een plan b hebt voor elke drempel die je tijdens je project tegen kunt komen.

Levert een leverancier producten niet op tijd? Dan heb je altijd nog het nummer van die net iets duurdere leverancier die wel op tijd levert. Is het lastig om personeel te vinden? Dan ken je nog uitzendbureaus die er hun hand niet voor omdraaien om goed personeel uit het buitenland te halen.

Worst case scenario

Ook al denk je er liever niet aan, bij scenario planning is het ook van belang om een worst case scenario te hebben. Wat als alles, maar dan ook alles misgaat en je totaal last hebt van de Law of Murphy: alles dat mis kan gaan, gaat mis.

De worst case scenario is van belang voor de marges die je moet inbouwen bij projectmanagement. Marges in de tijd die je nodig hebt om het project met succes af te ronden en marges in het budget dat je nodig hebt om het met succes uit te voeren.

Hoe maak je een scenario?

Als je het lastig vindt om een scenario te maken moet je eigenlijk een beetje gaan toneelspelen. Je doet net alsof er al iets is gebeurd, wat nog niet is gebeurd. Je doet bijvoorbeeld alsof je project 2 weken is uitgelopen op de planning. In dat geval vraag je jouw team van medewerkers om even mee te denken. Je legt natuurlijk wel van tevoren uit dat dit een oefening is.

Door de vraag te stellen “Waarom zijn we 2 weken uitgelopen?” Ga je zelf en jouw team van medewerkers nadenken over wat er allemaal mis kan gaan. Waar liggen de sterke punten van je bedrijf en waar de zwakke punten? Ken je bijvoorbeeld genoeg mensen voor het uitvoeren van het werk, maar ben je voor sommige onderdelen ontzettend afhankelijk van 1 of 2 leveranciers terwijl je liever een lijst van 5 wilt hebben, dan zal dit tijdens zo’n toekomst-sessie naar voren komen.

Jij zelf en je team van medewerkers hebben het beste inzicht in waar de kans het grootste is dat er iets misgaat in het project. Dit schrijf je op en vervolgens kun je juist bepalen hoe je ervoor gaat zorgen dat dit juist goed gaat.

Wil je juist alles van de positieve kant bekijken? Dat kan ook, dan stel je juist de vraag: “Waarom hebben we dit project 2 weken te vroeg afgeleverd?” Ook dan kun je komen tot de oplossingen voor de grootste risico’s, maar houdt er wel rekening mee dat angst 2 keer zo motiverend werkt dan hoop. Een negatieve vraag is misschien minder leuk, maar kan wel productiever werken tijdens het maken van de scenario’s.

Opdracht:

Ga voor jezelf na wat er mis zou kunnen gaan met het werk dat je nu uitvoert, het project waar je nu mee bezig bent. Stel je zelf vervolgens de vraag: “Waarom is dit gebeurt?” en schrijf mogelijke oorzaken op papier. Je hebt dan in ieder geval al de mogelijke risico’s opgeschreven.

Schrijf daarna bij elke toekomstige mogelijke fout op hoe je deze fout kunt oplossen.

Door dit op papier te hebben staan en goed te bewaren kun je dit erbij pakken als de fout ook daadwerkelijk plaatsvindt. Ontzettend handig als je veerkrachtig wilt zijn en dan ben je binnen no-time weer bezig met het project, in plaats van paniekerig zijn over de fout.

De voordelen van scenario planning

De kans is altijd aanwezig dat er iets misgaat en als er iets misgaat zorgt dat voor stress. Stress zorgt er weer voor dat je in een vecht, vlucht of vries houding komt. Deze drie houdingen zijn anders dan normaal en zorgen er ook voor dat je anders gaat denken dan normaal.

Daarom is stress ook zo ontzettend vervelend op het werk, omdat dit je hele gedachtegang beïnvloed waardoor je niet altijd op de beste oplossing uitkomt. Doordat je die oplossingen dan al op papier hebt staan uit de periode waarin je nog geen last had van stress heb je waarschijnlijk de beste oplossing al te pakken.

Uiteindelijk is niemand perfect en dat is iets wat zelfs Christiano Ronaldo moet toegeven.

“I have my flaws too, but I am a professional who doesn’t like to miss or lose.” – Cristiano Ronaldo

Scenario analyse

Door deze scenario’s op papier te zetten kun je ze ook analyseren en verbeteren. Daarbij kun je na afloop van een project alles nog eens langsgaan om te zien welke scenario’s van pas kwamen en welke scenario’s totaal geen toegevoegde waarde hadden waardoor je op het moment suprême met je mond vol tanden stond en moest improviseren.

In welke situaties had jij het liefst een voorbereid scenario gehad? Laat het me weten in een reactie.

Benno Diederiks

Talentontwikkelaar | spreker en auteur | Coach | Topposities (2016) | In oktober verschijnt mijn nieuwe boek ‘mentaal scoren’ in samenwerking met Hans van Breukelen.